En tant que Responsable du Traitement, l’Institut océanographique Paul Ricard s’engage à respecter votre droit à la vie privée lorsque vous utilisez nos médias numériques (tels que nos sites internet, nos applications mobiles, nos pages sur les réseaux sociaux ou encore tout formulaire en ligne d’inscription à nos évènements …) et lorsque vous correspondez par email avec nous.
Cette Politique de Confidentialité a pour objet de vous informer de la manière dont l’Institut Océanographique Paul Ricard, association à but non lucratif relevant de la loi 1901 ayant son siège social à l’île des Embiez 83140 Six-Fours-les-Plages (« IOPR», « nous », « nos » ou « notre ») collecte, stocke, utilise et traite des Données à caractère Personnel « Données Personnelles » vous concernant et qui sont fournies via le site Internet www.institut-paul-ricard.org exploité par IOPR (le « Site »).
- Quel type de Données Personnelles collectons-nous ?
- Comment et pourquoi utilisions-nous des cookies et technologies de traçage ?
- Pour quelles finalités utilisons-nous vos Données Personnelles ?
- Que se passe-t-il si vous refusez de nous fournir vos Données Personnelles ?
- Pourquoi et à qui divulguons-nous vos Données Personnelles ?
- Où, commente et pourquoi vos Données Personnelles sont susceptibles d’être transférées en dehors de l’Union Européenne ?
- Combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?
- Comment sécurisons-nous vos Données Personnelles ?
- Quels sont vos droits ?
- Comment nous contacter ou adresser une réclamation à la CNIL ?
- Modification de notre Politique de Confidentialité
- Quel type de Données Personnelles collectons-nous ?
Nous ne collectons vos Données Personnelles que pour les seules finalités énoncées à la Section 3 et chaque fois que vous utilisez l’une des fonctionnalités ou à l’un des services offerts par le Site.
Les catégories et le volume de Données Personnelles collectées pour l’usage des fonctionnalités et des services sont susceptibles d’être mis à jour et d’évoluer au gré des changements de nos services et activités.
Sous réserve des obligations légales applicables, nous pouvons être amenés à utiliser diverses technologies qui collectent et fournissent des informations sur la manière dont vous avez accès à notre Site et dont vous utilisez ce dernier. Nous pouvons également être amenés à utiliser des informations démographiques, que nous pouvons obtenir auprès de tiers, tels que Google ou les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes inscrits (les « Informations d’Utilisation »). Les Informations d’Utilisation peuvent comprendre les pages que vous avez visionnées, le moment auquel vous les avez visionnées, les informations sur les contenus auxquel(le)s vous avez eu accès ou que vous avez fourni(e)s, la langue dans laquelle vous avez consulté notre Site, y compris des informations démographiques vous concernant (tels que votre âge, votre sexe et vos centres d’intérêt, le cas échéant) et les pages que vous avez consultées avant de visionner cette page, etc.
- Comment et pourquoi utilisions-nous des cookies et technologies de traçage ?
Nous utilisons des technologies de traçage, tels que les cookies, les adresses IP ou les historiques de connexion. Ces technologies de suivi nous aident à adapter notre Site à vos besoins.
Pour plus d’informations sur les cookies que nous utilisons et sur la manière dont vous pouvez les désactiver, merci de bien vouloir consulter notre Politique en matière de Cookies en cliquant sur le lien en bas du Site.
- Pour quelles finalités utilisons-nous vos Données Personnelles ?
Nous collectons des Données Personnelles vous concernant aux fins de :
- Répondre à vos demandes de services ou exécuter un contrat : Lorsque vous vous inscrivez ou que vous vous abonnez sur le Site, vos Données Personnelles sont utilisées pour vous fournir les fonctionnalités et les services auxquels vous avez souscrits et pour vous offrir les avantages et privilèges qui découlent généralement de votre inscription (par exemple, recevoir les communications que vous avez sélectionnées au moment de votre inscription, être invité(e) à des évènements, participer à des concours, etc.) ;
- Vous envoyer des communications opérationnelles ou administratives : (par exemple, un email de confirmation lorsque vous vous inscrivez (ou que vous vous désabonnez) à un service ou à une fonctionnalité), ainsi que certaines notifications concernant les services (par exemple, des notifications de mise à jour de nos notifications de confidentialité, d’interruption de fonctionnalités ou de programmes sur notre Site, de modifications affectant nos services en ligne ou nos politiques d’assistance informatique ou relatives à d’autres modifications liées, etc.).
- Nous permettre de vous envoyer des communications marketing, lorsque vous nous avez donné votre consentement :
- En sus de la finalité pour laquelle vous nous avez transmis vos Données Personnelles, il pourra vous être demandé de consentir (au moyen d’une case à cocher par exemple) à ce que vos Données Personnelles soient utilisées pour une activité ou un service différent(e) de l’activité ou du service principal(e) objet de votre demande. Par exemple, si vous vous inscrivez à un concours ou à une autre action de promotion, vous pourrez également être invité(e) à souscrire à des newsletters ou à des alertes envoyées par le Site qui hébergent l’activité de promotion ou par d’autres sites internet. Si vous consentez à recevoir nos publicités ciblées, emails et sms nous utiliserons vos Données Personnelles à cette fin.
- Parce qu’il est également dans l’intérêt légitime de IOPR de mieux vous servir :
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- Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement lorsque celui-ci est requis, nous pourrons, être amenés à combiner, à mettre à jour ou à consolider vos Données Personnelles collectées via notre Site avec des données que nous recevons de sources tierces et extérieures. Par exemple, nous pourrons combiner des informations purement démographiques ou des données d’enquête (par ex. âge, sexe, informations sur la famille, et autres centres d’intérêts, etc.) qui ne sont liées à aucune de vos Donnée Personnelles avec des Données Personnelles collectées via nos offres (au moment de l’enregistrement d’un compte par exemple).
Nous pourrons utiliser les informations combinées et/ou les informations démographiques susmentionnées pour nos études marketing et démographiques internes et aux fins de constamment améliorer, personnaliser et adapter les produits et les services que nous vous fournissons pour mieux répondre à vos besoins. Il se peut que certains des outils que nous utilisons impliquent un processus de prise de décision automatisée dans les conditions permises par la loi applicable.
- Gérer et suivre vos demandes et commentaires, via le mail de contact embiez@institut-paul-ricard.org.
Nous nous assurerons que vos Données Personnelles demeurent exactes et à jour ou doivent être complétées avec les informations additionnelles que vous aurez fournies. Nous nous efforcerons aussi d’éviter les doublons dans notre base de données en vérifiant chacune de vos interactions avec nous et/ou avec nos affiliés et en vérifiant si vos Données Personnelles vous concernant sont toujours exactes ou si elles doivent être complétées ou mises à jour avec les informations additionnelles que vous aurez fournies.
Nous pourrons analyser vos activités et habitudes de navigation sur le Site afin de mieux comprendre vos préférences et vos centres d’intérêt et adapter nos communications à vos gouts et préférences, à moins que vous ne vous y opposiez dans les conditions indiquées à la Section 9 de la présente Politique de Confidentialité.
Nous pourrons aussi avoir recours à des processus de prise de décision automatique, y compris pour les besoins de l’exécution d’un contrat.
Nous attirons votre attention sur le fait que les outils automatiques utilisés sont régulièrement vérifiés pour s’assurer que les Données Personnelles sont traitées de manière licite. Des mesures spécifiques, telle que la minimisation des données, sont mises en place lors de la création des profils. Vous pouvez également contester le résultat de la décision automatique en envoyant un email à l’adresse indiquée à la Section 11 ci-dessous et demander des informations complémentaires.
- Que se passe-t-il si vous refusez de nous fournir vos Données Personnelles ?
Si vous refusez de soumettre les Données Personnelles demandées, vous pourriez ne pas être en mesure de participer à certaines activités, bénéficier de certaines fonctionnalités personnalisées, ou il se peut que le Site et les services spéciaux qui vous sont proposées soient limités. Par exemple, si vous refusez de fournir votre adresse email, vous ne pourrez pas recevoir nos newsletters ou vous inscrire sur le Site. En revanche, vous n’êtes pas obligé(e) de nous fournir vos Données Personnelles pour naviguer sur notre Site et vous renseigner sur IOPR et ses activités. En tout état de cause, nous vous indiquerons toujours quelles Données Personnelles sont nécessaires pour bénéficier d’un service.
- Pourquoi et à qui divulguons-nous vos Données Personnelles ?
- A des tiers
Nous pourrons transmettre vos Données Personnelles à des tiers, mais seulement dans les cas suivants :
- A des fins marketing si vous nous avez donné votre consentement à cette fin.
- A des fins d’assistance : Nous pouvons avoir recours à des prestataires de services, mandataires ou contractants pour nous fournir des prestations de support et de maintenance de notre Site et pour nous aider à administrer le Site ou les divers(es) fonctionnalités, programmes et promotions qui y figurent. Ces tiers s’engagent à assurer à vos Données Personnelles les mêmes niveaux de sécurité que ceux offerts par l’IOPR ;
- Pour des programmes communs et co-sponsorisés et à des fins promotionnelles : Lorsque nous menons des actions de promotion commun(ne)s ou co-sponsorisé(e)s sur notre Site en partenariat avec d’autre sociétés, ou autre tiers digne de confiance, et que, dans le cadre de cet évènement, nous collectons et nous traitons des Données Personnelles, nous pourrons être amenés à partager vos Données Personnelles, sous réserve d’avoir obtenu votre consentement lorsque la loi l’exige. Dans le cas où les Données Personnelles vous concernant seraient collectées par, ou transmises à, une société autre que IOPR dans le cadre de cette action de promotion, nous vous en informerons au moment de la collecte des Données Personnelles vous concernant ;
- A des fins contentieuses et de sécurité : Nous pourrons également être amenés à divulguer vos Données Personnelles si la loi nous y oblige ou si nous estimons, en toute bonne foi, qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour se conformer à des procédures judiciaires, répondre à des réclamations ou préserver la sécurité ou les droits de IOPR, de ses clients ou du public ;
En cas d’acquisition de tout ou partie de IOPR par une autre société ou association, l’acquéreur aurait accès à des informations qui pourraient inclure des Données Personnelles, sous réserve de la loi applicable.
- Où, comment et pourquoi vos Données Personnelles sont susceptibles d’être transférées en dehors de l’Union Européenne ?
Il se peut que vos Données Personnelles soient transférées à l’étranger et notamment dans des pays qui disposent de lois sur la protection des données d’un niveau différent que celui des lois du pays dans lequel vous aurez soumis vos Données Personnelles. IOPR prend les mesures appropriées pour assurer la sécurité des Données Personnelles, à la fois pendant le transfert et au lieu d’arrivée, en mettant en œuvre des clauses contractuelles telles que prescrites par la Commission européennes, conformément à la loi applicable.
Lorsque nos prestataires de services pour l’exploitation du Site sont basés aux Etats-Unis, les transferts de Données Personnelles à ces prestataires de services sont effectués conformément aux lois applicables et reposent sur des clauses contractuelles types, telles que prescrites par la Commission européenne, ou sur le Privacy Shield. Ces prestataires de services sont également liés par un contrat qui garantit un niveau élevé de protection de la confidentialité et qui leur impose (entre autres stipulations) de n’agir que sur instructions de IOPR et de mettre constamment en œuvre toutes les mesures techniques nécessaires pour maintenir la sécurité des Données Personnelles vous concernant.
- Combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?
Nous stockerons vos Données Personnelles dans nos bases de données tant que votre compte sera actif, pendant la durée mentionnée dans le contrat que nous avons conclu avec vous ou, au besoin, pour vous fournir les services que vous souhaitez, pour répondre à des questions ou encore pour résoudre des problèmes ou fournir des services améliorés et de nouveaux services. Nous pourrons également conserver vos Données Personnelles conformément à notre procédure de conservation interne dans la mesure où ceci est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et règlementaires, pour résoudre des différends et pour obtenir l’exécution de nos contrats.
Nous pourrons ainsi être amenés à conserver les Données Personnelles vous concernant après que vous avez cessé d’utiliser les services de IOPR ou notre Site, conformément à la prescription légale.
- Comment sécurisons-nous vos Données Personnelles ?
IOPR prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger la confidentialité et la sécurité de vos Données Personnelles qui auront été collectés via le Site. Ces mesures consistent, mais sans s’y limiter : (i) à stocker vos Données Personnelles dans des environnements d’exploitation sécurisés qui ne sont pas accessibles au public et qui ne sont accessibles qu’aux membres du personnel de IOPR autorisés et à nos mandataires et contractants et (ii) à vérifier l’identité des utilisateurs inscrits avant qu’ils puissent avoir accès à vos Données Personnelles.
- Quels sont vos droits ?
- Si vos Données Personnelles ont été traitées avec votre consentement, vous êtes en droit de retirer votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte le consentement effectué avant le retrait.
- Vous pouvez demander à avoir accès à vos Données Personnelles.
- Vous pouvez demander à rectifier vos Données Personnelles si celles-ci sont inexactes, incomplètes ou ne sont pas à jour.
- Vous pouvez demander que vos Données Personnelles soient effacées dès lors que : (i) les Données Personnelles vous concernant ne sont plus nécessaires pour la finalité du traitement de données, (ii) vous avez retiré votre consentement au traitement des données fondé exclusivement sur ledit consentement, (iii) vous avez contesté le traitement de données, (iv) le traitement de vos Données Personnelles est illégal, (v) les Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale applicable à IOPR. IOPR prendra les mesures raisonnables pour informer les autres entités du Groupe Pernod Ricard qu’un tel effacement a été effectué.
- Vous pouvez demander la restriction du traitement : (i) en cas de contestation de l’exactitude de vos Données Personnelles afin de nous permettre de vérifier cette exactitude, (ii) si vous souhaitez restreindre vos Données Personnelles plutôt que les supprimer en cas de traitement illégal, (iii) si vous souhaitez que IOPR conserve les Données Personnelles vous concernant parce que vous en avez besoin pour assurer votre défense dans le cadre d’une action judiciaire, (iv) dans le cas où vous auriez contesté le traitement mais où IOPR mènerait une enquête pour vérifier si elle dispose de fondements légitimes pour procéder à un tel traitement qui seraient susceptibles de prévaloir sur vos propres droits, si le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de IOPR.
- Vous pouvez demander la portabilité des Données Personnelles que vous nous avez fournies si le traitement des Données Personnelles est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et est mis en œuvre de manière automatisée (ce qui exclut les dossiers papier).
- Vous aurez toujours le choix de ne pas nous transmettre vos Données Personnelles. Dans ce cas, il se peut que vous soyez limité(e) dans les activités et les fonctionnalités que nous serons en mesure de vous fournir.
- Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos Données Personnelles, à tout moment, à des fins de marketing direct, à des fins de marketing basées sur le profilage ou si le traitement de données repose sur l’intérêt légitime de IOPR (sauf si nous pouvons justifier de l’existence d’une obligation légale).
- Vous avez aussi le droit de donner des directives générales et spécifiques sur le sort de vos Données Personnelles après votre mort.
- Comment exercer vos droits, nous contacter ou adresser une réclamation à la CNIL ?
Pour tou(te)s questions, réclamations, commentaires merci de nous contacter en écrivant à embiez@institut-paul-ricard.org ou pour l’exercice de vos droits merci de nous contacter en écrivant à contact-rgpd@pernod-ricard.com.
Nous nous engageons à répondre dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai pourra être prolongé de deux mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.
A noter que vous pouvez également soumettre une réclamation auprès de l’Autorité de Supervision du pays dans lequel vous vous situez en cas de doute sur les conditions de traitement, par IOPR, de vos Données Personnelles.
En France, vous pouvez contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (la « CNIL »), dont le site internet est accessible ici : https://www.cnil.fr/ .
- Modification de notre Politique de Confidentialité
Nous revoyons régulièrement notre Politique de Confidentialité et toute mise à jour de cette dernière sera postée sur cette page internet.